В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе « » на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

  • личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
  • полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
  • деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба
по труду и занятости

Руководителю Федеральной службы
такой или этакой
И.О. Фамилия

по-другому

Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название

Главному редактору
Издательского дома «Пшик»
Е.Ф. Кагайловскому

ООО «Переполох»
Главному бухгалтеру
А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.
ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,
г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений . Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении :

  • фамилию, имя, отчество,
  • ваш адрес для направления ответ,
  • число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах . Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА . У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 8 комментариев

То вопросов по поводу того как и какими средствами можно создать и отправить возникнуть в принципе не должно. Однако не все готовы сразу приступить в выполнению этой задачи если дело касается официальных писем, особенно когда автор письма ожидает получить на него ответ. Открою Вам маленький секрет деловой переписки, чем строже по своему характеру и стилю составлено письмо, тем больше шансов на ответную реакцию со стороны получателя. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со своим собственным стилем и в дальнейшем составлять обращения наиболее грамотным образом.

Для начала, нужно определиться какого характера будет создаваемое нами письмо. Я подразделяю все исходящие письма на три основных вида:

  • Деловое предложение
  • Деловой запрос
  • Дружеское обращение

Соответственно для всех трех типов у меня есть шаблонные заготовки, как в виде простых текстовых файлов, так и виде шаблонов, заточенных под определенные почтовые программы. Перейдем по порядку к каждому из них.

Деловое предложение

Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!

Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.

Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].

Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].

Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.

Если Вы всерьез заинтересованы, чтобы нужные люди связывались с Вами при первом же обращении, то есть смысл подумать о доступности не только по электронной почте. Не лишним будет завести аккаунты в таких сервисах как ICQ и Skype. Иногда человеку намного проще связаться с Вами по обычному телефону, если номер такового, конечно будет предусмотрительно оставлен вами в подписи.

Для чего нужно дублировать собственный e-mail адрес в подписи, спросите вы, если таковой автоматически переправляется почтовым сервером. Тут действует правило, по которому излишняя информация в деловой переписке никогда не бывает ненужной. Представим ситуацию, когда Ваше письмо получает человек потенциально не заинтересованный в предложении, либо попросту не компетентный для корректного ответа на него. Он переправляет полученное сообщение другому пользователю, но при этом по каким-либо причинам информация об истинном отправителе теряется из автоматически добавленных данных, что приводит к затруднению связаться с Вами. Однако всегда достаточно будет взглянуть на подпись, чтобы определить автора письма и его необходимые контакты.

Деловой запрос

Здравствуйте (Добрый день)!

Либо, если известно имя адресата, то (Уважаемый, [Имя, Отчество])!

Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.

На основании Федерального закона РФ [номер и дата документа], прошу предоставить сведения [описываете необходимые для получения данные].

Можно также обратится к руководству того или иного сервиса в Интернете, при нарушении Ваших прав.

В связи с нарушением пункта [номер пункта в пользовательском соглашении] пользовательского соглашения, а именно: “[цитируете полный текст названного пункта]”, прошу провести проверку и принять соответствующие санкции в отношении виновного [ответственного (если речь идет о сотрудниках сервиса)] лица [сайта (наименование сайта)]. О результатах проверки и вмененных санкциях прошу сообщить по адресу [собственный адрес электронной почты].

Дружеское обращение

Приветствую (Доброго времени суток) (Привет), [имя человека]!

При первом обращении в дружеской форме, хорошим показателем будет полнота Вашего текстового обращения. Корректно написанный, объемный текст укажет на Вашу высокую заинтересованность в контакте с нужным лицом и вызовет желание ответного обращения. Не забудьте развязать беседу несколькими первичными вопросами.

Пример электронного письма

Деловой документ — основное средство осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации. С помощью документа осуществляется координация деловой деятельности, а также накапливается информация. В крупной организации обычно составляются инструкции, в которых указывается, кто официально пишет документы, кто кому докладывает и в каких случаях, кто кому передает информацию и т.д. Одним из важнейших способов формализации передачи информации являются стандартные формы (бланки). Преимущество формы в том, что человеку, заполняющему ее, не нужно задумываться, когда, как и какую информацию требуется сообщить в данном случае; это значительно экономит время.

Удельный вес переписки в деловой жизни очень велик.

Правильно составленное отвечает следующим требованиям:

  • достоверность и объективность изложения;
  • полнота информации;
  • краткость изложения (деловое письмо должно занимать не более страницы);
  • отсутствие рассуждений и повествовательности;
  • нейтральность тона изложения, но при этом доброжелательность, отсутствие грубости и иронии, вычурности, ложной вежливости;
  • использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

Существует несколько видов делового письма. Так, не требуют непременного письменного ответа письма, содержащие предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, письма сопроводительные, гарантийные, информационные, письма с извещением и распоряжением. Ответ следует обязательно написать на письмо с просьбой, обращением, предложением, запросом, требованием.

Этика делового письма

Неуважительность автора делового письма, даже если она завуалирована, всегда ощущается адресатом, что формирует стойкое отрицательное отношение к письму и его автору, несмотря на вроде бы безупречные приемы убедительности сообщения.

Особенно внимательно нужно подходить к письму, в котором содержится отказ. Нельзя начинать такое письмо с констатации отказа. Сначала следует привести убедительные объяснения. Употребляйте такие формулы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...»; «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным...»; «Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу...» и т.п. Место этой формулы — в последнем абзаце письма. При этом надо помнить правило: «Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика».

Приведем примерный план письма-ответа, в котором содержится отказ в просьбе или отклонение предложения:

  • повторение просьбы — адресат должен быть уверен, что его письмо внимательно прочитано и точно понята суть его просьбы;
  • причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято, — рациональная и психологическая подготовка адресата к последующему отказу;
  • констатация отказа или отклонения предложения — формула отказа.

Язык делового письма

Академик Д.С. Лихачёв, блестящий знаток русского языка, в памятке для своих молодых коллег «О хорошем языке научной работы» писал: «Хороший язык не замечается читателем. Читатель должен замечать только мысль, но не язык, каким мысль выражена».

Уверенное владение письменной речью возможно при наличии многолетнего навыка. На первых порах целесообразно воспользоваться практическими советами специалистов:

  • следует выбирать простые слова, но не обеднять язык;
  • больше пользоваться глаголами, чем прилагательными: так текст получится динамичным и в то же время ненапыщенным;
  • не начинать издалека, не отклоняться от темы, не описывать множество деталей;
  • избегать длинных высказываний: они малоубедительны, поэтому следует быть кратким, использовать минимум придаточных предложений;
  • переход от одной фразы к другой должен быть логическим и естественным, «незамечаемым»;
  • проверять каждую написанную фразу на слух;
  • употреблять минимум местоимений, заставляющих думать, к чему они относятся, какое слово они «заменили» (писать конкретно, а не «об этом», «то», «она/оно/они» и т.д.).

Деловое письмо должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Оформление делового письма

Официальное письмо всегда пишется на фирменном бланке организации.

В левом верхнем углу исходящего письма (т.е. отправляемого из организации) указывается исходящий номер, который фиксируется в журнале регистрации документов организации. Обязательно указывается дата написания письма. В правом верхнем углу приводятся наименование организации (в именительном падеже), должность адресата и его фамилия. В левом нижнем углу размещаются должность, фамилия и подпись руководителя, а на 2 см ниже — фамилия исполнителя письма (без инициалов) и номер его телефона.

По существу и зрительно содержание письма состоит из грех блоков: о формула письма — в чем суть просьбы; о обоснование просьбы; о вспомогательная информация.

В ответном письме следует обязательно сделать вежливую ссылку на его последнее письмо. Если данным письмом открывается переписка с зарубежным партнером, нужно представить организацию, охарактеризовать ее цель и задачи в сфере международной деятельности. Эта часть письма предельно краткая, потому что основную информацию об организации должен дать приложенный к письму буклет (ссылка на который обязательна в письме). Такое письмо нужно завершить благодарностью за сотрудничество и/или выражением надежды на таковое в будущем. Проверенная формула — «Искренне Ваш (ваше имя)».

Хорошая письменная речь требует большого запаса слов и умения их соединять, что требует систематического и внимательного чтения художественной и научной литературы. Без постоянной подпитки гуманитарными знаниями полноценный лидер не состоится. Такой вывод делает выдающийся специалист по менеджменту Ли Якокка: «Спустя годы, когда мои дети спрашивали, чему учиться, мой неизменный совет сводился к тому, что им необходимо получить хорошее образование в области гуманитарных наук... Главное — это заложить прочные основы знаний в области литературы, хорошо овладеть устной и письменной речью».

Неотъемлемым атрибутом любого бизнеса является деловая переписка. Сотрудники каждого предприятия общаются с коллегами и клиентами, с поставщиками и потребителями. В общем, в ежедневный распорядок любого офиса непременно входит участие в переписке.

Что ежедневно большинство наемных сотрудников на предприятиях и в организациях отправляют и получают многочисленные сообщения, далеко не все придерживаются установленных норм и правил при их создании. Оказывается, грамотно и правильно написать деловое письмо не так уж и просто. Существует целый ряд требований и шаблонов, применяемых в мире и относящихся к документообороту. В них входят правила написания делового письма, а также основные моменты, касающиеся оформления.

Составляя послание в стороннюю организацию или просто коллеге в соседний отдел, следует придерживаться строгого стиля (за исключением дружеской переписки, для которой не существует подобных ограничений). Не стоит использовать слишком эмоциональные слова даже для того, чтобы описать всю важность сделки или восторг от протестированной продукции. Деловое письмо должно быть понятным, кратким и достаточно сдержанным.

Начинать послание следует с адресата. Если оно предназначено для сотрудника сторонней организации, следует непременно указать ее наименование, должность получателя, а также его ФИО. В случае, когда документ остается внутри компании, достаточно фамилии с инициалами (можно добавить и занимаемую должность).

Деловое письмо в стороннюю организацию следует оформлять на фирменном бланке (независимо от того, будет ли оно отправлено в электронном или в бумажном виде). При его отсутствии можно просто указать в «шапке» документа реквизиты отправителя.

Перед тем как начать составлять текст, нужно обдумать его структуру, обозначить основные тезисы и цели написания. В таком случае процесс написания намного упростится. Заканчивать письмо следует подписью, в которой указывают не просто фамилию отправителя, но и должность, а также наименование предприятия, которое он представляет.

При отправке предложения потенциальному клиенту или партнеру в конце нужно непременно выразить благодарность за сотрудничество и надежду на дальнейшую совместную работу.

Помимо правил, используемых в деловой переписке, существуют также рекомендации. Например, любой документ, адресованный конкретному лицу, следует начинать словами «уважаемый» с указанием ФИО полностью, а не инициалами. Не нужно использовать сокращения в письмах, например, писать «ув.» или сокращать должность адресата, его место работы.

Самым сложным считается международный документооборот, поскольку в каждом государстве существуют свои нюансы общения, да и язык, на котором приходится вести переписку с зарубежными партнерами, не всегда понятен составителю письма, так что приходится пользоваться услугами переводчиков. Прежде, чем прибегнуть к услугам такого специалиста, следует уточнить, известно ли ему, как написать деловое письмо на английском, или же речь идет о банальном дословном переводе. Если зарубежный документооборот планируется поддерживать постоянно, лучше принять в штат сотрудника, достаточно владеющего иностранным языком, чтобы составить на нем деловое письмо.

В целом же от того, как будет составлен документ и как оформлен, во многом зависит достижение поставленной задачи. Так что ни в коем случае не стоит недооценивать важность делового этикета при общении.

Наверное, каждый человек хотя бы раз в жизни писал письма друзьям, близким, коллегам или партнерам по работе. И наверняка вы замечали, что далеко не каждый тон письма подходит к той или иной ситуации. Так, например, друзья повеселятся, если вы пришлете им сообщение в официально-деловом стиле. А партнеры, скорее всего не оценят игривого тона послания. Чтобы не попасть впросак, стоит узнать о том, как нужно правильно и грамотно писать письма.

Всего существует 3 группы писем. Каждая из них имеет свои нюансы стиля и оформления.

  1. Личные письма - адресованные близким людям, друзьям, возлюбленным, членам семьи.
  2. Полуофициальные письма. Их бытовых ситуациях для написания письма о запросе какой-либо информации, получении товара и т. д.
  3. Официальные письма или, иначе, деловые. Это формальные сообщения, которыми обмениваются между собой, как правило, организации. Данный вид подразумевает использование официального стиля для придания посланию беспристрастности и однозначности трактовки.

Как научиться правильно писать личные письма?

Это совсем простая задача. Письма близким и любимым людям пишутся в свободном стиле. Используйте обычный разговорный язык, вставляйте шутки, применяйте ласковые слова - в личном письме все можно. Как начать писать личное письмо? Обратитесь к человеку так, как будто он находится рядом.

У личных писем нет строгих рамок. Разве что - не забывайте подписываться в конце, чтобы адресат понял, от кого послания: «С любовью, Маша», «с уважением, Иван Иванович», «твой Киса» и т. д. Правда, отправляя письмо через электронную почту, можно подписи и не ставить или использовать универсальную подпись, которая автоматически будет ставиться в конце любого письма.

Как правильно писать официальные и полуофициальные письма?

Деловая переписка - тема очень широкая, подразумевающая целый перечень официальных и полуофициальных посланий. Опишем наиболее распространенные варианты.

Письма в различные организации составляются таким образом:

  • обязательно указывается адрес;
  • дата написания письма;
  • если вам точно известно имя адресата, то лучше начать так: «Уважаемый (Ф.И.О.)»;
  • если вы не знаете имя или имена адресатов, можно обратиться: «Уважаемые господа»;
  • справа в углу нужно оставить пробел для номера письма.

Информация, просьбы, жалобы и т. д. пишутся простым и понятным слогом, без перехода на личности. Как правильно писать информационное письмо? Лучше, если информация будет изложена коротко и по сути. После отправки письма в организацию, стоит оставить у себя его копию.

Если вы пишете в организацию с просьбой подтвердить ту или иную информацию, не забудьте оставить свой обратный адрес в правом верхнем углу. Также обязательно пишите дату и ссылайтесь в письме на источник полученной вами информации.

Как правильно написать благодарственное письмо? Подобная переписка служит укреплению партнерских отношений между организациями и сотрудниками. Сообщения должны четко отражать главную мысль, быть лаконичными, понятными для восприятия. Не забудьте в тексте упомянуть, за что вы выносите благодарность адресату.

Что писать в конце письма?

В случае, если вы пишите деловое послание на бумаге, то ставьте дату, имя, инициалы, подпись. В электронных посланиях нередко применяется универсальная подпись, где указывается следующая информация: «С уважением, ФИО» И далее - контакты, по которым можно связаться с человеком.